KSeF 2026 – plan przygotowania firmy (checklista)

Gotowy plan działań, który pozwala bezpiecznie przejść na e-faktury KSeF.

Możesz wdrożyć go samodzielnie lub z pomocą IRONSOFT i systemu Comarch BetterFly.

Załóż konto BetterFly przez IRONSOFT    Zamów

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to proces, który warto zaplanować z wyprzedzeniem. Poniżej przedstawiamy 8 etapów przygotowania firmy do KSeF – uporządkowanych krok po kroku:

1. Analiza procesów i audyt wymagań
   Zbadaj obecny sposób wystawiania i odbioru faktur, używane systemy ERP oraz obiegi dokumentów. Zidentyfikuj miejsca wymagające zmian. 
2. Określenie zakresu projektu
   Ustal, które procesy będą objęte integracją z KSeF (sprzedaż, zakupy, korekty, faktury wewnętrzne) i jakie działy będą zaangażowane. Pozwala to uniknąć chaosu w kolejnych etapach.
3. Wybór partnera technologicznego
   Wdrożenie z doświadczonym dostawcą, np. Comarch ERP Optima lub Comarch BetterFly, zapewnia stabilne połączenie z KSeF oraz zgodność ze zmieniającymi się wymaganiami Ministerstwa Finansów.
4. Konfiguracja rozwiązania i połączenie z KSeF
   Na tym etapie definiowane są ścieżki obiegu faktur, tworzona jest integracja z platformą KSeF oraz generowane tokeny autoryzacyjne (od 2026 zastąpione certyfikatami KSeF).
5. Integracja techniczna z systemem ERP
   Systemy firmowe są dostosowywane do komunikacji z KSeF – uwzględnienie formatu XML FA(3) i testy poprawności wymiany.
6. Testy i walidacja w środowisku MF
   Wykonaj testy na rzeczywistych scenariuszach biznesowych w środowisku testowym Ministerstwa Finansów. Dzięki temu można wykryć błędy przed uruchomieniem produkcji.
7. Szkolenie pracowników i aktualizacja procedur
   Przygotuj zespół do nowych zasad obiegu faktur. Przeszkol użytkowników systemu, opracuj wewnętrzne instrukcje i nowe procedury zatwierdzania dokumentów.
8. Uruchomienie produkcyjne i stabilizacja
   Po wdrożeniu rozwiązania firma przechodzi na pełne fakturowanie przez KSeF. Przez pierwsze tygodnie warto monitorować pracę systemu i wprowadzać korekty.

FAQ

Co jeśli KSeF przestanie działać?
Używamy trybu awaryjnego i dosyłamy faktury po przywróceniu systemu.

Jak ocenić gotowość firmy?
Analizujemy raporty testów, błędy oraz czas realizacji dokumentów.

Załóż konto BetterFly przez IRONSOFT    Zamów